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Registro de jornada 2025


¿Estás preparado para la nueva normativa?

La nueva normativa laboral que entra en vigor en 2025 pone el foco, entre otros aspectos, en un mayor control y registro de la jornada laboral. Aunque el registro de horas ya era obligatorio desde 2019, los últimos cambios legislativos refuerzan su cumplimiento y amplían los requisitos para garantizar una mayor transparencia y protección de los derechos laborales. Te explicamos qué debes tener en cuenta para adaptar tu empresa a esta nueva realidad.

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Ilustración de una persona en su espacio de trabajo mirando a una lupa que lo observa.

Por qué vuelve a ser clave el cumplimiento del registro de jornada

La entrada en vigor de la nueva normativa laboral en 2025 ha sido publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE), destacando la necesidad de un control exhaustivo y transparente del tiempo de trabajo en las empresas. Aunque el registro horario obligatorio se estableció en 2019, el actual contexto de reducción de jornada y transformación digital refuerza su importancia y alcance.

Reducción de jornada: de 40 a 37,5 horas semanales

Uno de los principales motivos por los que el registro de jornada cobra una renovada relevancia es la anunciada reducción de la jornada laboral ordinaria, que pasará progresivamente de 40 a 37,5 horas semanales. Esta medida busca equilibrar la vida laboral y personal, pero también implica un reto para las empresas en cuanto al seguimiento preciso del tiempo efectivo trabajado.

El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha subrayado que esta medida debe ir acompañada de sistemas de registro rigurosos, capaces de acreditar con claridad que no se están superando los nuevos límites legales sin la correspondiente compensación.

Supervisión activa del registro horario por parte del Ministerio de Trabajo

El Ministerio de Trabajo, en colaboración con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, ha anunciado campañas de vigilancia específicas para verificar que las empresas están adaptando sus sistemas de registro a los nuevos requisitos. Entre los puntos que más se controlarán se encuentran:

  • La correcta delimitación del inicio y fin de la jornada

  • El registro de pausas y tiempos de descanso

  • La gestión de horas extraordinarias

  • El acceso de los trabajadores a sus propios datos de jornada

Esta supervisión busca asegurar que la reducción de jornada no se traduzca en un mayor nivel de informalidad laboral ni en el incumplimiento encubierto de las condiciones pactadas en convenio o contrato.

Ilustración de un hombre observando su móvil y un calendario, aparecen otros elementos como un lápiz, un reloj y una manzana sobre un montón de libros

¿Qué exige la nueva ley de control exactamente,
cuál es tu obligación?

Registro diario

El registro de la jornada debe realizarse a diario e incluir tanto la hora de inicio como la de finalización. Es decir, además de llevar un control horario con carácter obligatorio, se debe definir correctamente el tiempo de trabajo.

Conservación de registros

Debe conservarse durante al menos cuatro años y estar disponible para inspecciones o solicitudes por parte de los trabajadores.

Transparencia

El sistema utilizado debe ser transparente y no manipulable, por lo que el uso de soluciones digitales se presenta como la mejor alternativa.

Horas efectivas

Deben reflejarse todas las horas efectivas, incluyendo pausas, horas extraordinarias y cualquier modificación del horario habitual.

¿A quién afecta esta normativa del nuevo registro ?

La normativa sobre el registro obligatorio de la jornada laboral afecta a todas las empresas y organizaciones, sin importar su tamaño o sector de actividad.

No se trata de una medida dirigida únicamente a grandes corporaciones o determinados rubros: todas las entidades con empleados contratados están obligadas a cumplirla, desde pymes hasta autónomos con trabajadores a cargo.

Sin embargo, hay ciertos entornos laborales y tipos de contrato donde esta normativa adquiere una relevancia especial debido a su estructura flexible o dispersa. A continuación, detallamos los casos más destacados:

Ilustración de tres personas trabajando con sus ordenadores, dos mujeres y un hombre, aparece otro elemento que es un reloj.

Casos destacados

Empresas con modalidades de trabajo híbrido o remoto

El auge del teletrabajo y los modelos híbridos ha generado nuevas necesidades en cuanto al control horario. Los empleados que trabajan desde casa deben contar con sistemas accesibles y transparentes que registren su jornada sin invadir su privacidad.

La ley exige que el registro de jornada sea igual de riguroso para quienes trabajan desde casa que para quienes lo hacen en la oficina, por lo que es imprescindible contar con soluciones digitales adaptadas a esta realidad.

Turnos rotativos o jornadas divididas

En sectores como hostelería, sanidad, logística o atención al cliente, donde son frecuentes los turnos rotativos, jornadas partidas o turnos nocturnos, el control horario se vuelve crucial. La normativa exige que cada variación quede registrada, incluyendo descansos, pausas y cambios no previstos.

Un buen sistema de registro ayuda a garantizar la equidad entre turnos y a organizar los recursos humanos de forma más eficiente.

Jornadas flexibles y trabajo por objetivos

Muchas empresas han adoptado políticas de flexibilidad horaria o han implementado sistemas de trabajo por objetivos, en los que el cumplimiento se mide por resultados y no por tiempo presencial. Aun así, la ley establece que debe quedar constancia de cuándo comienza y finaliza cada jornada, independientemente del modelo productivo.

Esto implica un reto adicional: registrar sin rigidez, permitiendo flexibilidad sin perder el control y la trazabilidad exigida por la normativa.

Freelancers contratados por cuenta ajena o colaboradores externos

Aunque los autónomos no están obligados a registrar su jornada, sí lo están aquellos que, pese a ser freelance, tienen una relación laboral subordinada con una empresa (es decir, trabajan como parte de una plantilla bajo condiciones similares a las de un empleado).

En estos casos, el registro de jornada también debe aplicarse, como medida de transparencia y para evitar situaciones de falso autónomo.

Empleados a tiempo parcial

Los trabajadores con jornada reducida o contratos a tiempo parcial están especialmente protegidos por la normativa, ya que históricamente han sido más vulnerables a fraudes relacionados con la extensión no remunerada de su jornada.

El registro de jornada debe reflejar con exactitud las horas pactadas y cualquier modificación, evitando prácticas abusivas y asegurando que se respeten los derechos contractuales.

Trabajadores desplazados o en movilidad

Comerciales, técnicos, repartidores o cualquier profesional que desarrolle su labor fuera del centro de trabajo también debe registrar su jornada diaria. Las soluciones móviles o en la nube son la mejor opción en estos casos, permitiendo fichar desde cualquier dispositivo y ubicación con total validez legal.

Consecuencias de no cumplir con el registro laboral en 2025

El incumplimiento de la nueva ley puede acarrear sanciones económicas importantes. Según la Inspección de Trabajo, las multas por irregularidades en el registro pueden superar los 7.500 euros por trabajador afectado. Además, la falta de control puede generar conflictos laborales y demandas por parte de los empleados.

  • Reclamaciones judiciales por parte de los empleados

  • Conflictos internos

  • Pérdida de credibilidad empresarial

  • Problemas durante auditorías o procesos de certificación

Ilustración de un montón de monedas de euro

Cómo pueden adaptarse las empresas

Para cumplir con la normativa y evitar riesgos legales, es fundamental que las empresas implementen un sistema de control horario digital con los siguientes puntos clave:

  • fácil de usar por los empleados

  • compatible con el teletrabajo y la movilidad,

  • personalizable según los distintos turnos y tipos de jornada,

  • y que ofrezca informes automatizados para auditorías o inspecciones.


En in4byte ayudamos a implantar soluciones tecnológicas adaptadas a cada empresa, permitiendo llevar un control horario preciso y cumpliendo con la legislación vigente.

Ilustración de tres manos dibujando una bombilla con engranajes de fondo
Ilustración de un hombre sentado sobre la manecilla de un reloj, con un ordenador y un calendario mensual.

Una oportunidad para mejorar la gestión interna

Más allá del cumplimiento legal, contar con un buen sistema de registro de jornada puede mejorar la eficiencia organizativa, optimizar la asignación de recursos y fomentar una cultura empresarial más transparente.

En resumen, el registro de jornada ya no es una opción, sino una obligación reforzada por la nueva normativa laboral. Las empresas deben prepararse cuanto antes para evitar sanciones y asegurar que sus sistemas de gestión del tiempo están a la altura de los nuevos requisitos.

Te ayudamos a cumplir con la nueva normativa