Fichaje digital obligatorio:
¿qué debes saber?
El nuevo registro horario obligatorio de 2025 es una medida impulsada por el Gobierno de España que forma parte del anteproyecto de Ley Laboral de 2024 en España. Este cambio normativo pretende actualizar y reforzar el sistema de control de la jornada laboral, adaptándolo a los nuevos modelos de trabajo y promoviendo una gestión más transparente del tiempo laboral.
Esta nueva normativa implica el fichaje digital obligatorio para cumplir con la nueva Ley de control horario de los trabajadores. Es decir, las empresas deben modificar el sistema de fichaje, quedando prohibido el registro horario en papel e implementando la obligatoriedad del sistema de fichaje digital mediante un software de control óptimo que permita una mayor precisión, transparencia y gestión del horario de los trabajadores.
Objetivos de la nueva normativa
Se pretende con la reforma laboral que la jornada laboral en 2025 cumpla con una serie de objetivos, que son los siguientes:
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Mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional de los trabajadores.
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Controlar precisamente las horas trabajadas y evitar prácticas como la prolongación injustificada de la jornada o el trabajo no declarado.
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Luchar contra la falsa autonomía.
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Reforzar los derechos de los trabajadores a tiempo parcial.
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Fomentar la creación de empleo estable mediante bonificaciones a la contratación.
¿En qué consiste el fichaje digital obligatorio?
El fichaje digital obligatorio implica que:
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Todas las empresas están obligadas a registrar de manera precisa el horario de entrada y salida de sus empleados, incluyendo pausas, horas extraordinarias y trabajo en remoto.
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El registro debe ser diario, verificable y accesible tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo.
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Se busca garantizar el cumplimiento de la nueva jornada máxima legal, que progresivamente se reducirá hasta las 37,5 horas semanales en 2025, sin pérdida de salario.
Objetivo de la nueva ley: proteger derechos y combatir abusos
Esta iniciativa busca combatir el fraude laboral, evitar horas extra no remuneradas, mejorar la conciliación laboral y personal, y aumentar la productividad.
Además, se enmarca en las reformas exigidas por los fondos europeos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Una evolución del Real Decreto de 2019
Este nuevo sistema no parte de cero. En 2019, ya se implantó el registro horario obligatorio mediante el Real Decreto-ley 8/2019, que obligaba a las empresas a documentar la jornada laboral. Sin embargo, la aplicación práctica ha sido desigual y muchas empresas seguían utilizando métodos manuales o imprecisos.
La reforma de 2025 va más allá al exigir:
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Sistemas digitales y auditables.
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Un mayor control sobre el tiempo real de trabajo, especialmente en modalidades híbridas o de teletrabajo.
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Sanciones más severas por incumplimientos, que podrían llegar a multas superiores a los 7.500 euros por trabajador afectado.
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Ajuste en la jornada anual: La reducción de la jornada semanal a 37,5 horas implica una disminución de aproximadamente 108 horas anuales, lo que equivale a unos 13 días laborales menos al año.
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Adaptación organizativa: Las empresas deberán reorganizar sus turnos y procesos para mantener la productividad, lo que podría implicar la contratación de personal adicional o la implementación de nuevas tecnologías.
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Impacto en sectores específicos: Sectores como la hostelería, la agricultura y el comercio minorista, que suelen tener jornadas más largas, podrían enfrentar desafíos adicionales para adaptarse a la nueva normativa.
Multas y sanciones por incumplimiento del registro horario en 2025
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Entrada en vigor: El registro horario digital obligatorio se implementará mediante un real decreto ley en 2025, independientemente de la tramitación del proyecto de ley de reducción de jornada. Esto permite su aplicación inmediata sin necesidad de aprobación parlamentaria.
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Plazo de adaptación: Las empresas tendrán hasta el 31 de diciembre de 2025 para adaptar sus sistemas de control horario a las nuevas exigencias legales.
¿Quién debe encargarse del control horario en una pyme?
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Responsable de Recursos Humanos: Lo ideal es que RRHH gestione el sistema, ya que controla nóminas y horarios.
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Administrador o gerente: En pequeñas empresas sin RRHH, el gerente o dueño puede asumir esta función.
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Delegados de personal o comité de empresa: Deben tener acceso y supervisar el registro para garantizar transparencia.
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Empleados: Son responsables de fichar correctamente y reportar incidencias.
Fichar en jornadas en teletrabajo: ¿Cómo afecta esta ley a los empleados en teletrabajo o híbrido?
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Obligación de registro: Aunque trabajen desde casa, deben registrar su tiempo de trabajo con el mismo sistema digital.
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Flexibilidad vigilada: Se mantiene la flexibilidad, pero con control para evitar excesos o abusos de horas extras.
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Derecho a desconexión: Se refuerza para evitar que empleados respondan fuera de su horario, especialmente relevante en teletrabajo.
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Acceso remoto: El sistema debe permitir fichar desde cualquier lugar y ofrecer transparencia tanto para trabajadores como para la empresa.
Sistema adaptado a la normativa
Nuestro sistema de registro horario está diseñado para cumplir con todos los requisitos legales, permitiendo registrar jornadas laborales, horas extra y ausencias con total seguridad y transparencia.
Implementación rápida y a medida
Nos encargamos de configurar y adaptar la herramienta a las necesidades específicas de tu empresa, independientemente del sector o número de empleados.
Asesoramiento legal incluido
Te orientamos para que tu empresa cumpla con todas las exigencias legales del registro horario, ayudándote a evitar sanciones o incumplimientos en caso de inspección.
Formación y soporte continuos
Capacitamos a tu equipo para un uso eficaz del sistema, y ofrecemos soporte técnico constante para resolver cualquier duda o incidencia de forma rápida y eficaz.
Compatible con teletrabajo y modelos híbridos
La solución permite fichar desde cualquier lugar a través de distintos dispositivos, facilitando el control de la jornada incluso en entornos flexibles, sin comprometer la privacidad ni la seguridad.
Informes y análisis
Obtén informes detallados sobre horas trabajadas, ausencias, productividad y otros indicadores clave, facilitando la toma de decisiones estratégicas y una mejor gestión de recursos.
Cumplimiento legal garantizado
El sistema almacena los registros durante 4 años en la nube de forma segura, permitiendo generar informes con validez legal para inspecciones y consultar el historial completo de la jornada laboral.
Métodos de fichaje flexibles y adaptables
El sistema ofrece hasta 10 opciones para registrar la jornada laboral, según las necesidades del personal:
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Fichaje vía web
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App móvil con geolocalización
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Código QR o PIN
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Extensión para navegador
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Integración con Slack, Teams o WhatsApp
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Dispositivos físicos (biométricos, tarjetas, etc.)
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Foto/OCR para fichajes en papel
Gestión de turnos y horarios
Crea y organiza turnos fijos, rotativos o flexibles, con posibilidad de añadir descansos, controlar horas extra y configurar horarios especiales para festivos o cambios de última hora.
Control de ausencias y vacaciones
Los empleados pueden solicitar ausencias o vacaciones desde la app, adjuntando justificantes. Los responsables pueden aprobar o rechazar solicitudes en tiempo real, lo que mejora la planificación y evita solapamientos.
Te ayudamos a cumplir con la nueva normativa
Gracias a in4byte, tu empresa podrá implementar un sistema de registro horario eficiente, intuitivo y totalmente adaptado a la normativa vigente, mejorando la productividad y asegurando el cumplimiento legal sin complicaciones.